Work Management System 개요 — 다카무역관 2024
KOTRA 다카무역관(Dhaka KBC)은 2024년부터 마케팅팀 전용 Work Management System(WMS)을 도입하여 운영하고 있습니다. W2-426 분류 기준, WMS는 Excel 기반 업무 추적·관리 양식으로 다카 KBC 마케팅팀의 연간 150+ 프로젝트를 체계적으로 관리합니다.
WMS 도입 이전에는 개인별 업무 현황 파악이 어렵고, 프로젝트 간 우선순위 조정이 비효율적이었습니다. Rahman·Nusrat·Sakib·Zabir 4명의 담당자가 시장조사·바이어 매칭·투자 지원·현안 보고·행정 업무를 유형별로 분담하며, WMS를 통해 실시간 진행 상황을 공유합니다. 2024년 도입 이후 기한 내 완료율이 75%에서 92%로 향상되었습니다.
2024.1
도입 시기
KBC 마케팅팀 전용
150+
관리 프로젝트
연간 누적 건수
4명
담당 인원
Rahman·Nusrat·Sakib·Zabir
5유형
업무 분류
시장조사·수출·투자 등
+17%p
완료율 향상
75%→92%
12일
평균 처리
도입 전 18일→단축
자동화
주간 보고
Weekly Report 생성
134개사
바이어 매칭
268건 잠재 매칭
시스템 구조 — 업무 분류 체계
WMS 업무 분류 체계 — 다카 KBC 마케팅팀 (W2-426 기준)
| 업무 유형 | 비중 | 연간 건수 | 처리 기간 | 담당 체계 |
|---|---|---|---|---|
| 해외시장조사 | 35% | 50건+ | 10~15일 | Rahman·Nusrat (조사팀) |
| 수출상담·바이어매칭 | 25% | 40건+ | 7~10일 | Sakib·Zabir (마케팅팀) |
| 투자·진출 지원 | 15% | 20건+ | 15~20일 | Nusrat·Rahman (투자팀) |
| 현안 보고·통계 | 15% | 25건+ | 5~7일 | Zabir·Nusrat (조사팀) |
| 행정·관리 | 10% | 15건+ | 3~5일 | 전 담당자 분담 |
도입 전후 비교 — 디지털 전환 효과
WMS 도입 전 (2023년 이전)
업무 추적개인 메모·이메일 기반 분산 관리
진행 파악월 1회 회의에서만 현황 공유
우선순위관장 구두 지시 — 혼선 빈발
성과 측정연말 정성 평가 — 객관성 부족
완료율75% (기한 초과 25%)
평균 처리18일/프로젝트
WMS 도입 후 (2024년~)
업무 추적시스템 실시간 관리 — 대시보드 통합
진행 파악상시 대시보드 — 관장 즉시 확인 가능
우선순위시스템 기반 자동 정렬 — 혼선 제거
성과 측정KPI 연동 정량 평가 — 공정성 확보
완료율92% (+17%p 향상)
평균 처리12일/프로젝트 (33% 단축)
WMS 운영 4단계 가이드
01
프로젝트 등록 및 분류
신규 업무가 접수되면 WMS에 프로젝트로 등록하고, 5개 유형(시장조사·수출·투자·현안·행정)으로 분류합니다. 프로젝트별로 담당자, 기한, 우선순위(상·중·하), 의뢰 기관을 기록합니다. 등록 후 자동으로 담당자에게 알림이 발송됩니다. W2-426 기준 연간 150+ 프로젝트가 이 방식으로 등록·관리됩니다.
02
진행 상태 업데이트
담당자는 프로젝트 진행 상태를 실시간으로 업데이트합니다. 상태는 대기→진행→검토→완료→마감의 5단계로 관리되며, 단계 전환 시 관장에게 자동 보고됩니다. 기한 초과 프로젝트는 경고 표시되어 우선 처리됩니다. Rahman·Nusrat·Sakib·Zabir 4명이 각자 담당 프로젝트를 실시간 업데이트합니다.
03
주간 보고서 자동 생성
WMS는 매주 금요일 자동으로 Weekly Report를 생성합니다. 주간 완료 건수, 진행 중 건수, 신규 접수 건수, 기한 초과 건수가 집계되며, 관장에게 이메일로 발송됩니다. 월간·분기별 보고서도 자동 생성되어 KPI 달성 현황을 추적합니다. 보고 업무 시간이 80% 절감되었습니다.
04
KPI 연동 및 성과 평가
WMS 데이터는 개인별·팀별 KPI와 자동 연동됩니다. 프로젝트 완료 건수, 기한 준수율, 의뢰 기관 만족도가 정량적으로 집계되어 연간 성과 평가에 반영됩니다. 객관적 데이터 기반 평가로 공정성을 확보하며, 2025 KPI 달성률 목표는 95%입니다.
업무 처리 흐름 — 5단계
다카무역관 WMS 업무 처리 흐름
업무 접수
프로젝트 등록·분류
→↓
담당 배정
자동 알림 발송
→↓
진행·검토
실시간 상태 업데이트
→↓
완료·보고
자동 Weekly Report
→↓
KPI 연동
성과 정량 평가
담당자별 WMS 성과 현황 — 2024년 실적
| 담당자 | 전담 유형 | 연간 완료 건수 | 기한 준수율 | 평균 처리일 |
|---|---|---|---|---|
| Rahman | 시장조사·인증 | 45건+ | 94% | 11일 |
| Nusrat | 시장조사·경제무역 | 50건+ | 92% | 12일 |
| Sakib | 바이어매칭·상품DB | 40건+ | 90% | 13일 |
| Zabir | 트렌드·투자 지원 | 45건+ | 91% | 12일 |
다카무역관 WMS 연간 성과 지표 — 도입 전후 비교
| 지표 | 2023년(도입 전) | 2024년(도입 후) | 변화 | 목표(2025) |
|---|---|---|---|---|
| 기한 내 완료율 | 75% | 92% | +17%p | 95% |
| 평균 처리 기간 | 18일 | 12일 | -33% | 10일 |
| 연간 처리 건수 | 120건 | 155건 | +29% | 180건 |
| 보고 작성 시간 | 주 4시간 | 주 0.8시간 | -80% | 주 0.5시간 |
| 의뢰 기관 만족도 | 미측정 | 85% | 신규 | 90% |
| 담당자 만족도 | 68% | 85% | +17%p | 90% |
해외무역관 WMS 디지털 전환 도구 비교 — KOTRA 기준
| 도구 | 적용 무역관 | 특징 | 비용 | 효과 |
|---|---|---|---|---|
| Excel WMS (W2-426) | 다카·하노이·자카르타 | 맞춤형 Excel 양식 | 무상 | 빠른 적용·유연성 높음 |
| SharePoint 기반 | 선진국 무역관 | MS 협업 통합 | 라이선스 | 문서 공유 최적 |
| Jira/Asana | 대규모 무역관 | 프로젝트 전문 도구 | $10/월/인 | 태스크 추적 강점 |
| KOTRA 사내 시스템 | 본사 연동 무역관 | ERP 연동 관리 | 본사 지원 | 표준화·통일성 |
| Notion WMS | 소규모 무역관 | 유연한 DB 관리 | $10/월/팀 | 빠른 구축 가능 |
KOTRA 다카무역관의 WMS(W2-426)는 2024년 도입 이후 업무 투명성, 생산성, 성과 측정의 3가지 측면에서 큰 성과를 거두었습니다. Excel 기반 맞춤형 양식으로 별도 비용 없이 구축하여 연간 처리량 29% 증가, 기한 준수율 17%p 향상, 보고 업무 80% 절감을 달성했습니다. Rahman·Nusrat·Sakib·Zabir 담당자별 KPI와 연동된 WMS는 다카무역관 운영 효율화의 핵심 인프라로 자리잡았으며, 방글라데시 진출을 지원하는 134개 한국 기업의 바이어 매칭 성과 관리에도 직접 기여합니다.
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